Alberts Have – bestyrelse

Referat – Bestyrelsesmøde hos Anni i nr. 36

Fremmødte: Christian, Morten, Tonie, Peter, Anni, Finn og Susanne (referent)

Afbud: ingen 

  1. Velkommen – Finn Olsen nr. 69 er indtrådt i bestyrelsen, efter Allan Laumann er stoppet.
  2. Valg af ny næstformand –  Valgt blev Susanne Nielsen. Samtidig var der enighed om at sekretærposten indgår som en del af formand og næstformands opgaver.
  3. Udpegning af dirigent –  Da Christian nu er tiltrådt som formand, er der brug for en ny dirigent, udover Anni. Tonie meldte sig som ny dirigent og tilmelder sig førstkommende kursus.
  4. Deltagelse i kurser/ERFA-dage – Der opfordres til at alle, som minimum deltager i ”Ny i bestyrelsen” og ERFA i november. Derudover kan 2 melde sig til KAB-konferencen (tilmeldingsfrist 1. oktober).
  5. Status/opdatering på afdelingsmødet v/alle – AV-udstyr (bruger Peters), vi blev enige om at printe nogle eksemplarer af budgettet og dagsordenen til fremtidige afdelingsmøder, at vi fremover altid stemmer skriftligt, og at vi laver et slideshow, hvor der klart står hvad vi stemmer om. Ellers et godt møde hvor vi blev opmærksomme på nogle ting vi kan gøre bedre.
  6. Status/opdatering på Organisations Bestyrelsesmødet (OB) v/Christian – Sommerophold tilbydes til vores beboere, der kommer pjece. Et godt møde, hvor der blev skabt muligheder for et tættere samarbejde.
  7. Status af legeplads og indvielse v/Anni og Christian – Anni rykker i morgen – Legepladsudvalget inviterer til indvielse. Max 1 ½ time, vi inviterer: borgmesteren, Organisationsbestyrelsen, Hedemarkens bestyrelse og Tornegårdsvejs beboere. OG selvfølgelig alle Alberts Haves beboere. Eneste krav fra bestyrelsen er at der ikke bliver serveret nogen former for alkohol.
  8. Ny viden om vejbump – ansøgning v/Christian – Der skal ikke søges igen, arbejdet skal bare sættes igen – AKB Albertslund har allerede ansøgt tidligere. Peter bestiller bump hos Sara/KAB –  placeres ca. ved nr. 1, nr. 25 og nr. 53
  9. Kort status på bestilling af materiel v/Christian – nu skulle vi være registreret i de gængse forretninger, så det vil være nemt og hurtigt at bestille materialer til arbejdsdage m.v.
  10. Handleplan v/alle – (kopi af handleplan fremsendes søndag aften) – persondataloven, må vi offentliggøre hvem der møder – handleplanen er nu opdateret og vedlægges referatet.
  11. Fremtidige møder og årshjul v/alle – Dagsorden med indstilling (behandles/orienteres). 26/10, 23/11, 14/12, 18/1-18, 21/2, 21/3, 4/4, 26/4. Forårets afdelingsmøde er planlagt til: 7/5 afd. Møde – møderne skrives i årshjulet, som snarest omdeles til alle beboere.
  12. Oplæg til ny struktur og vision v/alle – mere gennemsigtighed. Vi mødes den 16/10, hvor vi arbejder med vores struktur og vision på flere områder, herunder f.eks. kommunikation.
  13. Dropbox til bestyrelsens arbejdsdokumenter v/alle – Vi vedtog at bruge Google drive
  14. Eventuelt – Dagsorden bliver fremover sendt ud i bedre tid.
  15. Punkter på dagsordenen, som er personfølsomme – dette punkt bliver sat på hver dagsorden, så vi sammen identificere hvilke punkter der skal holdes anonyme.

 

Referat – bestyrelsesmøde 16.08.2017 – Hos Tonie nr. 69

Fremmødte: Anni, Allan, Christian, Peter, Tonie og Susanne (referent)

Afbud: Morten 

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde (26.06.17)– Godkendt
  2. Nyt fra Formanden/andre (ikke udvalg)

           a. Info om forsikringsforhold – Bestyrelsen godkender at vi får tegnet forsikringer, undersøger om vi kan beslutte dette eller om det skal på afdelingsmødet.

           b. Legeplads + fraflytninger på 4 forskellige måder

     3.Sager til drøftelse og beslutning

3.1 Løbende sager/Gennemgang af opdateret opgaveliste

3.2 Status på udvalgene:

a. Legepladsudvalg – Maxplay kan muligvis ikke levere begge legepladser, -lillelegepladsen monteres i uge 35-36 og storelegepladsen i uge 47-48. Legepladsudvalget tager et                         møde med Maxplay.

b. Områdeudvalg – Referat fra områdeudvalget. Områdeudvalget ønsker at bestyrelsen påpeger uhensigtsmæssige deponeringer m.v. overfor den enkelte beboer. Adgang til                          Kabas – kvittering fra Thomas efterlyses.

c. Skraldeudvalg – Se mail fra Morten – intet nyt han har rykket kommunen for svar.

d. Festudvalg – Sommerfest indkaldelse på nuværende tidspunkt 15 tilmeldte 7 husstande.

e. Håndværkerudvalg – intet nyt.

f. Nyt omkring hjemmesiden – intet nyt

 

4. Beboernes deltagelse i udvalgene og arbejdsopgaver – Alle skal deltage aktivt enten i udvalg eller arbejdsopgaver. Udvalgene skal registrere hvem der deltager.

5. Fra og indflytning, procedure – Tonie, Anni, Susanne og Christian

6. Dato for budgetmøde og markvandring (inden afdelingsmødet) – 5/9 kl. 18:30 Pergola og nr. 17

7. Dato og struktur for afdelingsmødet 19/9

8. Sager til godkendelse

  1. Forretningsorden til godkendelse og underskrift – Godkendt
  2. Godkendelse af serviceaftale – Godkendt
  3. Godkendelse af tilbud/indkøb af område materiale – De skal holde sig til budgettet.

9. Eventuelt

10. Punkter til næste mødes dagsorden.

 

Referat – bestyrelsesmøde 26.06.2017, AH 47

Fremmødte: Anni, Allan, Christian, Morten, Tonie og Susanne (referent), Afbud: Peter (ferie)

 1. Godkendelse af referat fra sidste møde – Godkendt – bliver fremover kun sendt til formand og næstformand, for umiddelbare rettelser. Herefter godkender bestyrelsen referatet på næstfølgende bestyrelsesmøde. Efter godkendelse bliver referatet offentliggjort på hjemmesiden.

2. Nyt fra Formanden/andre (ikke udvalg) 

2.1 Samarbejde i bestyrelsen/opgavefordeling – vi behandler forslaget til opgavefordeling på mødet efter sommer, herunder om forretningsordenen skal ændres hvad angår tidsfrister.

2.2 Status på legeplads – er endelig godkendt af byrådet. Allan inviterer borgmester og Teglmoseparken til indvielsen. Vi afventer skrivelse der bekræfter dette.

2.3 Vedr. fremvisning af nr. 50, Allan har bedt om udlevering af nøglen. – Vi har krav på at modtage nøglen til Anni senest den 3.

3. Sager til drøftelse og beslutning

3.1 Løbende sager/Gennemgang af opdateret opgaveliste – Allan har et ønske om at ændre listen og således kvalificere punkterne til beslutninger til næste møde.

3.2 Status på udvalgene:

a. Legepladsudvalg – intet udover godkendelsen

b. Områdeudvalg – udvalget har søgt om forhøjet bevilling på ca. 150% – forhøjelsen blev afvist.

c. Skraldeudvalg – holder først møde efter sommerferien – opførelsen af storskraldsrum, afventer svar fra Affald- og genbrugsteamet, Morten forventer ikke umiddelbart nogle problemer med godkendelsen fra kommunen. Bestyrelsen vedtog at der skal bestilling af håndværkere til opførelse.

d. Festudvalg – Fastsættelse af et fast fester om året: Halloween, fastelavn, juletræstændingsfest, sommerfest og Sankt Hans. Ønske om juletræ i hver gård, som lysene tændes i hver december. Bestyrelsen ønsker ikke at der bliver plantet et grantræ i hver gård, da disse kan vokse voldsomt, men tænker en løsning med f.eks. nedgravet ”juletræsfod” kunne være en løsning. Ønske om bordebænkesæt, der skal udarbejdes et forslag, som sendes til bestyrelsen.

e. Håndværkerudvalg – Udvalgets medlemmer har fået udleveret ”retningslinjer for henvendelser”(udsendt til bestyrelsen inden mødet). Udvalget har mistet et medlem, og forsøger hurtigst at finde en erstatning. Udvalget mødes igen efter sommerferien.

f. Nyt omkring hjemmesiden – www.albertshave.dk. Følgende ændringer sættes i værk: Indgangen, ”Kontaktside” skal ændres. Den skal hedde og “Kontakt og arbejdsudvalg”, og være en indgang til viden om de forskellige udvalg, kontaktoplysninger mv. Derudover laves en underside til ”Kontakt og arbejdsudvalg”; Ny underside: “Arbejdsplaner og årshjul”, som indeholder græsslåningsplaner, sne-rydningsplaner, skralde-turnus mv. Bestyrelsesreferater skal ligge i filer i stedet for fuldtekst, (vil gøre siden mere overskuelig). Endnu en ny underside: “Filarkiv”: Som skal indeholde; Husorden, Haveregulativ, Kæledyrsregler, Agendacentrets Sorteringsregler, budget og regnskab mv. Endelig slettes undersiden “Nyt fra AKB/KAB”.

3.3 Fra- og indflytning. Procedure, velkomstmateriale – kontakt til KAB vedr. at vi ønsker at deltage fraflytningssyn. For at sikre at der ikke bliver overset nogle ændring/fejl og mangler. Bytte bolig – hvad er processen (Susanne kontakter KAB). Der skal laves en, for hvad gør vi når der flytter nye beboere ind til, laves af Susanne.

4. Eventuelt – Ikke alle ønsker at bruge Messenger, så al kommunikation via Messenger stoppes – herefter kontakter bestyrelsen kun hinanden via mail og /eller sms.

5. Punkter til næste mødes dagsorden (som afholdes16/8 i nr. 69) – serviceaftale på varmeanlæg.

____________________________________

Referat – bestyrelsesmøde 07.06.2017, AH 59

Fremmødte: Anni, Allan, Christian, Morten, Tonie, Peter og Susanne (referent)

1. Godkendelse af referat fra sidste møde – Godkendt

2. Nyt fra Formanden/andre (ikke udvalg) – hastesag vedr. anlæg af vores legeplads, Allan fik en henvendelse fra kommunen, om at godkendelse af legepladsens placering, kunne blive sendt i høring hos nabobebyggelsen (Tornegårdsvej). Dette kunne dog undgås hvis vi selv kunne få et skriftligt ok fra deres bestyrelse. Allan og Anni satte straks formanden i stævne på stien udfor den ønskede placering. Et par timer efter, lå godkendelse fra deres bestyrelse i vores mailindbakke. Udfordringer i forhold til skrald – pap skal slås sammen, når pappet ikke er slået sammen fylder det alt for meget i containeren, hvilket kan betyde at skraldefirmaet tager ekstra betaling, som vi beboere kommer til at betale – Bestyrelsen overvejer at gå en runde hvor vi instruere hvordan der skal sorteres, at pap slås sammen og at plastik leveres enkeltvis i containeren (tøm posen). Morten tager det med i skraldeudvalget. Festudvalget indkaldes til møde p.b.a. mail fra Kirstine nr. 41.

3. Sager til drøftelse og beslutning Struktur i forhold til beboerhenvendelse, det blev besluttet at alle beboerhenvendelser går gennem bestyrelsen, dog med den undtagelse, at når det gælder udbedringer af småskader, som vi som beboere selv har ansvaret for at udbedre, kontakter håndværkerudvalget, som den tidligere udsendte vejledning angiver. – Allan og Christian får videresendt de indkomne mails og derudover udvalgsrepræsentanten. Al information til Sara/KAB går fra bestyrelsesmailen. Allan informerer Sara om denne beslutning.

A. Nyt fra udvalgene, Fest-, håndværker-, Legeplads-, skralde- og områdeudvalg: Områdeudvalget: Der er 10 medlemmer i udvalget, der bliver hurtigst muligt sendt mail fra udvalget, hvor havedatoer vil blive meldt ud. Flere henvendelser om samme sag, har givet udfordringer i form af mudret kommunikation. Dette har givet en længere behandlingstid. KAB har dialog i gang med gartnere, der fortsat mangler at udskifte nogle buske og træer. Festudvalg: Mødes den 20. juni, kl. 19:30 i nr. 41 Håndværkerudvalg: Løse og ødelagte tegl: Peter har indsamlet oplysninger om problemets omfang, og det er nu klar til at videresende til KAB. Skraldeudvalg: Har ligget stille i et stykke tid. Morten følger op, og indkalder evt. til møde. Tilbagemelding fra bestyrelse vedr. at følge op på vejledning af beboere. Legepladsudvalget: Afventer kommunens endelige afgørelse.

B. Skraldeudvalgets forslag vedr. storskralds-ø – Skraldeudvalget har indsendt forslag til placering og udformning af storskalds-ø, med tegninger og overvejelser. Bestyrelsen godkender forslaget. Morten sætter gang i processen, og kontakter, hurtigst muligt, kommunens tekniske afdeling mhp. at indhente byggetilladelse.

C. Serviceaftale på fjernvarmeanlæg – Bestyrelsen skal tage stilling til om vi ønsker at indgå aftale om servicering af vores ventilationsanlæg, og der er fremsendt 2 tilbud. Fra SMOCK på kr. 63.840 excl. Moms, incl. Udskiftning af filtre. Og fra DVKT på kr. 39.600 excl. moms og excl. Udskiftning af filtre, dette kan tilkøbes for kr. 20.880 excl. Moms. (i alt lyder DVKT’s tilbud på kr. 60.480) – vi besluttede at undersøge nærmere, om vi evt. selv kan stå for indkøb af filtre.

D. Løbende sager – Opgaveoversigten – Susanne vedligeholder oversigten løbende. Der bliver lavet et prioriteringssystem, så vi kan arbejde mere fokuseret.

4. Planlægning af afdelingsmødet (budgetmødet) – finde dato og sted – Forslag om at vi holder mødet den 12/9 2017 Herstedslund kl. 19.00 – bestyrelsen mødes kl. 17:30

5. Eventuel – Der blev spurgt til om der var en aftale vedr. www.albertshave.dk – vi har endnu ikke nået at finde en dato. Forventer at have en dato på næste bestyrelsesmøde den 26. juni.

KAB har nogle ret specifikke regler for udlejning af værelse/lejlighed via Airbnb, hvis disse ikke overholdes kan KAB opsige lejemålet. Susanne skriver på Facebook, for at oplyse beboerne om disse regler.

_________________________________________

Referat – Konstituerende Bestyrelsesmøde 15.05.2017, AH 17

Fremmødt: Allan, Anni, Christian, Tonie, Peter, Morten og Susanne (referent). Afbud: Ingen

1.Velkommen – Kort præsentation af bestyrelsesarbejdet og møderne. Vi fik oprettet en
bestyrelses-telefonliste. Morten var arbejdsramt, og kom derfor lidt senere.

2. Konstituering til bestyrelsesposter – Formand Allan Laumann, Næstformand Christian Nørgaard
Sørensen, Kasserer Anni Krogsbøll og Sekretær Susanne Nielsen. (Morten var på forhånd blevet
spurgt om han ønskede at stille op til en bestyrelsespost, det ønskede han ikke). Da der i øvrigt ikke
var modkandidater blev posterne fordelt på fredelig vis.

3. Fordeling af udvalgsposter – Vi besluttede at have en fast bestyrelsesrepræsentant i hvert af vores udvalg. Dette for at styrke vores samarbejde med udvalgene. Repræsentanterne i udvalgene fordeler sig som følger; Legepladsudvalg: Anni Krogsbøll, Håndværkerudvalg: Peter Alsted, Festudvalg: Tonie Jochumsen, Områdeudvalg: Christian Nørgaard Sørensen og Skraldeudvalg: Morten S. Nielsen. Susanne kontakter Marie (nr. 14) med henblik på at få startet et samarbejde om hjemmesiden. Udvalgene vælger en koordinator, som bestyrelsesrepræsentanten arbejder tæt sammen med. Bestyrelsesrepræsentanten repræsenterer i øvrigt udvalget i bestyrelsen.

4. Valg til Repræsentantskabspost – Bestyrelsen har ikke modtaget tilkendegivelse fra andre, om at blive valgt til denne post, så Allan Laumann blev valgt.

5. Hurtig gennemgang af to-do-liste: To-do-listen opdateres med start og slutdato, så det bliver hurtigere og nemmere at tjekke op på opgaverne. Desuden laves nyt faneblad så kun ufærdige opgaver stadig står på for 2017. Forretningsorden – Forretningsordenen blev underskrevet. Susanne scanner og sender ud.

7. Aftalte mødedatoer:
7/6 2017 kl. 19:00 i nr. 59, 26/6 2017 kl. 19:00 i nr. 47 og 16/8 2017 kl. 19:00 i nr. 69.

__________________________________________

Referat – bestyrelsesmøde 14.02.2017, AH 47

Fremmødt: Allan, Anni, Christian, Nana og Susanne (referent), Fraværende: Betina (uden besked) og John (ved afbud)

1. Godkendelse af referat fra sidste møde Godkendt

2. Nyt fra formanden/andre

  • Samarbejdet i bestyrelsen – orientering fra formanden
  • Årsberetning første udkast – udsat til mødet den 4. marts 2017

3. Sager til drøftelse og beslutning

1. Løbende sager/gennemgang af opdateret opgaveliste – vi gennemgik opgavelisten, og fik opdateret status, den opdaterede opgaveliste er vedlagt dette referat.

  • 2. Status på udvalgene:
  • Legepladsudvalget – se pkt. 8
  • Områdeudvalget – intet nyt
  • Skraldeudvalget – har afholdt møde den 7.2.2017, de har desuden fremsendt forslag til storskraldsø.
  • Festudvalget – meget amputeret. Er i gang med planlægningen af fastelavn 2017
  • Håndværkerudvalget – intet nyt.

Generelt er der en tendens til at folk har meldt sig til udvalgene uden egentlig at deltage aktivt – Vi vil i bestyrelsens beretning påtale dette.

3. Mulighed for tilskud fra Bolignet Århus – Vi er loyale kunder og har derfor fået tilbudt ca. 2600 kr. til brug ved et arrangement, som kommer ALLE beboere til gode. Derudover har vi fået 2 biografbilletter, som vi giver videre til festudvalget, så de kan bruge dem til præmie.

4. Dialog med Albertslund kommune – er en igangværende proces. Men ingen aktivitet henover jul og nytår.

5. Forslag fra områdeudvalget omkring stativ til hundeposer – Bestyrelsen finder det ikke nødvendigt at opstille disse stativer, og dermed påføre beboerne ekstra udgifter og opgaver når disse skal tømmes for skrald og fyldes med nye poser. Allan skriver afslag.

6. Fællesskur/status, EL-arbejdet, nøgler – Bestyrelsen har besluttet at bestille en autoriseret EL-installatør til at få godkendt det udførte EL-arbejde, dels for at sikre at arbejdet er lovligt, men også for at beskytte den beboer der har udført arbejdet (Christian kontakter elektriker). Mht. nøgler til fællesskuret besluttede vi at indsamle alle nøgler fra de beboere der har dem nu (Allan), herefter vil 3 repræsentanter fra bestyrelsen og 2 fra områdeudvalget få en nøgle hver. Der laves en kvitteringsblanket, som vi opbevarer i bestyrelsen.

7. Bestilling af håndværkere/hvordan, opdragsgiver, betaler – udsættes til efter vi har overgået til driftsafdeling

8. Legeplads/status – Legepladsudvalget har efter afslaget fra kommunen om at bygge den store legeplads for enden ved gård 3 mod Tværstien, fundet en ny placering, ved baghaverne bag husnr. 60-65 en repræsentant fra Maxplay, kommer og besigtiger den nye placering, hvorefter de vender tilbage med endelig afgørelse.

9. Valg af 2 bestyrelserepræsentanter i oplæring i KABAS regnskab – Anni og Christian blev valgt og Anni giver Sara besked.

10. Planlægning af næste afdelingsmøde – udskudt til ekstraordinært møde den 4. marts 2017 kl. 11.00, hos Nana i nr. 16.

4. Eventuelt – intet.

5. Punkter til næste møde – intet.

_____________________________________________________

Referat – bestyrelsesmøde 13.12.2016, AH 41

Fremmødt: Allan, Anni, Betina, Christian, John og Susanne (referent), Afbud: Ayoe

1. Afholdelse af ordinært afdelingsmøde – Da forårets ordinære afdelingsmøde også har aflæggelse af afdelings regnskab, skal vi flytte mødet til april 2017. Der bliver derfor ikke afholdt møde og valg i januar. Derfor indkaldes Nana Buttenschøn, AH nr. 16, der er suppleant, ind til afdelingsmødet i april. Sara har desuden oplyst os om at afdelingsmødet skal være afholdt inden Albertslunds Organisationsbestyrelsesmøde, der bliver afholdt 4. maj 2017.

Afdelingsmødet er nu fastsat til mandag den 10. april 2017 kl. 18:30,

Vi afholder forberedende bestyrelsesmøde tirsdag den 4. april 2017 hos Anni i nr. 36 kl. 19:00.

Almindeligt bestyrelsesmøde tirsdag den 14. februar 2017 hos Christian i nr. 47 kl. 19:15 (med velkomst til Nana Buttenschøn)

2. Møde med Sara m.fl. vedr. hegn om Sø/regnvandsbassin – Sara vender tilbage med en dato for afholdelse af møde, dato bliver udsendt på mail senere. (men kryds i kalenderen man-ons i uge 51) – Områdeudvalget indkaldes også.

3. Diverse – Skraldeordningen: Alberts Have har fået stor ros fra Agendacenteret, mailen er sendt videre til alle beboere. Der er sat grønne smileys på containere i affaldsøerne. Så vi/skraldeudvalget skal blot holde fokus og fortsætte det gode arbejde. Omvendt begynder det også at blive mere stabilt i forhold til tømningerne.

Vedr. fællesskuret: Betina beder Peter om at sende en mail til bestyrelsen (til bestyrelsesmailen), hvori han bekræfter at der ikke er udført el-arbejde, der kræver godkendelse fra (eller skulle have været udført af) en autoriseret el-installatør.

Beløb i byggesagen: der er afsat 50.000 kr. til etablering af en storskralds-ø (er i gang), 5.000 kr. til afholdelse af arrangementer (nogle bliver brugt i.f.b.m julefesten), 10.000 kr. til bestyrelsen, 50.000 kr. til hegn om sø (møde i uge 51) og endelig er der 95.000 kr. på konto 115, som er afsat til indkøb af diverse maskiner, John beder områdeudvalget om at fremsende en prioriteret liste. Hvis pengene ikke bliver brugt i år, bliver disse penge IKKE overført, hvorfor midlerne på konto 115 skal bruges inden 31.12.

___________________________________________________

Referat – bestyrelsesmøde 09.11.2016, AH 17
Fremmødt: Allan, Anni, Betina, Christian, John og Susanne (referent) Afbud: Ayoe

Dagsorden:

1. Godkendelse af referat fra sidste møde – Godkendt

2. Nyt fra Formanden/andre – evaluering af skraldeordningen. Alt i alt er vi kommet nogenlunde fra start. Nyhedsbrev fra bestyrelsen udsendes ultimo november.

3. Sager til drøftelse og beslutning A.Nyt fra udvalgene – Legepladsudvalget har været ude og kigge på den brugte legeplads, områdeudvalget ansøgning om bevilling af ca. 11.000 kr. til istandsættelse af fællesskuret – Vedr. bump, afventer afgørelse fra byggeudvalget i KAB. Håndværkerudvalget – 3 fremmødte Peter kontaktperson til bestyrelsen, laver en vejledning til beboerne. Festudvalget – første møde den 23/11 – blev bevilliget 600 kr. til Halloween/festudvalg. Skraldeudvalget – vil indhente info om afhentning af ekstra skrald i forbindelse med julen, men også generelt, laver herefter et informationsbrev til alle beboere, som bliver omdelt i postkassen. B. Bump – vejskilt – Vi har bestilt vejskilt kommune. Sara har sendt problematikken vedr. bump videre til Byggeriafdelingen. C. Opsamling på haverunde – gik godt, bestyrelsen blev vel modtaget overalt. Liste og billeddokumentation indsende til KAB, evt. via bestyrelsesmailen. D.Løbende sager – handlingsplan- opdateres af Susanne E. Bestyrelsesmedlemmernes roller/procedure/aftaler – enighed

4. Oplæg til budgetter for udvalg – vi afsætter beløb til udvalgene (legeplads-, område-, håndværker- og skraldeudvalget). Anni undersøger med Sara hvordan vi får penge til udvalgene i 2016, til etablering/indkøb af diverse. 2.000 kr. godkendt til Håndværkerudvalget (der dog skal fremlægges regnskab/budget). Områdeudvalget har ansøgt om ca. 11.000 kr. til istandsættelse af fællesskur – godkendt.

5. Planlægning af afdelingsmødet Afdelingsmøde 16. januar 2017 Afdelingsmøde (regnskab og valg til bestyrelse) – beretningen udsendes til bestyrelsen – valg til bestyrelsen 2 år i 2017 og 2 år i 2018 – regnskab Christian undersøger om vi kan låne lokaler hos institutionen på modsatte side af Stensmosevej.

6. Bestyrelsens julefrokost – dato mv. – 13.01.2017 – Christian finder sted.

7. Eventuelt – intet Frem mod næste møde – Allan og Susanne skriver beretningen, redigeres løbende. – indkaldelse til afdelingsmøde gøres klar, skal udsendes 4 uger før (ca. 15. december).

____________________________________________________

Referat – ekstraordinært bestyrelsesmøde 25.10.2016 AH 6
Deltager: Allan, John, Betina, Christian, Anni, Ayoe og Susanne (referent) Fravær med afbud: Ingen

Her følger referatet. Næste møde som også bliver hos mig, er den 09.11.2016 kl. 19:10 – 21:10. Den opdaterede handleplan eftersendes i løbet af weekenden.

1. Haverunden: Lørdag fra kl. 10-12, går Allan, Betina, Ayoe og John (John tager noter til brug for mail og Ayoe tager billeder) a. Søndag fra kl. 10-12, går Allan, Betina, Anni, Christian og Susanne (Susanne tager noter til brug for mail og Christian tager billeder) b. Begge dage mødes vi hos Allan kl. 9:45. c. Allan vil til dagen have lavet en tjekliste, som bruge ved haverunden. Info: Sara er ikke vendt tilbage med svar vedr. legepladsindkøb.

2. Godkendelse af forslag fra legepladsudvalget – fremsendt 3 forslag Bestyrelsen godkender forslaget om den brugte legeplads. Susanne kontakter Sara vedr. om forslaget SKAL til godkendes blandt beboerne, eller om vi kan beslutte det selv.

3. Informér venligst udvalgene om at alt dialog med kommuner og andre samarbejdspartnere uden for Alberts Have skal bestyrelsen have kopi. Ved mail sæt cc.: ab5002-06@kab-mail.dk

__________________________________________________

Referat – bestyrelsesmøde 27.09.2016  
Deltager: Allan, John, Betina, Christian, Anni og Susanne (referent) Fravær med afbud: Ayoe

Dagsorden:

1. Godkendelse af referat fra sidste møde – godkendt med rettelser (fremsendes særskilt).

2. Nyt fra Formanden/andre – formandens møde med Sara er blevet udsat, skulle have været afholdt i slutningen af september – udfordringer med skraldespandenes placering, nogle beboere har været yderst kreative, låse til skurene ser ud til at det er nøjagtig det sammen., Betina undersøger med Sara. Anni blev officielt valgt som bestyrelsens kasserer.

3. Sager til drøftelse og beslutning A.Nyt fra udvalgene – Legepladsudvalget klar med forslag lige om lidt, de har bl.a. modtaget et tilbud der indeholder en brugt legeplads, bestyrelsen er meget positiv. Skraldeudvalget: der er containere nok, 2 containere i hver miljøspot vil indtil videre, blive brugt til haveaffald. Runde om ny sorteringsordning lørdag og søndag, gerne i samarbejde med bestyrelsen. Håndværker- og festudvalget: afventer møder i nærmeste fremtid. Områdeudvalget er i gang med at undersøge om det grønne græsareal er vores, og om hegnet mod Tværstien kan forlænges mod Konika Minolta. B. Valg af dato for haverunde og procedure herfor – vi går alle i weekenden den 29. og 30. oktober, Allan går med ind hos alle, er folk ikke hjemme får de en mail. Bestyrelsen skriver ud inden, Susanne og Allan skriver mailen. C. Løbende sager – handlingsplan – Vejbump er opsat ulovligt, vejskilt Christian har kontaktet kommunen vedr. opsætning af dette, vi medtager denne handlingsplan til hvert bestyrelsesmøde, den er dynamisk, punkterne gemmes til bestyrelsens beretning. D.Godkendelse af Forretningsorden – godkendt og underskrevet af alle undtaget Betina, der ikke havde haft lejlighed til at gennemlæse den. A. Plan fra skraldeudvalget – skraldeudvalget har indsendt et udkast til arbejdsplan i.f.b. ny affaldsordning i miljøspots’ne – nogle få bemærkninger fra bestyrelsen, men vi besluttede at godkende den.

4. Dialog med Albertslund Kommune – udskudt til efter formandens møde med Sara, da dialogen foregår i tæt samarbejde.

5. Punkter til næste møde – umiddelbart ingen

6. Planlagt møderække: Datoer for bestyrelsesmøder resten 2016: 9. november alm. bestyrelsesmøde – AH 17 – dagsorden udsendes ca. 1.11.2016 Datoer for afdelingsmøder: Afdelingsmøde 16. januar 2017 Afdelingsmøde (regnskab og valg til bestyrelse) – fastholdes denne dato?

7. Eventuelt – intet

_______________________________________________

Referat af bestyrelsesmøde afd. Alberts Have i nr. 41, tirsdag d. 16/8 2016
Tilstede: Allan, Anni, John, Betina, Christian, Sara KAB, Christian KAB og Susanne Fraværende: Ayoe

Dagsorden:

1. Dialog med kommunen vedr. hegn – direkte adspurgt hvad kommunen kunne acceptere svarede de at trådhegn der er grønt og ikke er højere end hækken, ville kunne ”godkendes”. Bestyrelsen har påpeget at hækken om nogle baghaver er blandet, bøg og – ribs/stikkelsbær/nøddebuske/paradisæbler, KAB’s jurister mener at man kan læse lokalplanens udtryk om ensartet, kan læses om at hvis hækken er en slags om forhaven og en anden om baghaven, så er den ensartet. Bestyrelsen har også påpeget at der mangler hæk for enden af alle baghaver. KAB har undersøgt priserne for at etablere færdighæk i bøg om alle baghaver og mener på baggrund af juristernes tolkning af lokalplanen at udskiftning af og etablering af hæk for enden af alle haver, ville skulle betales af beboerne (eller Alberts Haves budget) selv betale, bestyrelsen er ikke enig hvem der afholder disse udgifter. Kommunen har godkendt en udvidelse terrassen i baghaven. Fortsat dialog med Albertslund Kommune, om baghave hegn. Gennemgang af budget – incl. forklaringer, KAB har afsat 225.000 kr. til legeplads og 50.000 kr. til storskraldsskur fra overskuddet af byggesagen. Budgettet bliver præsenteret og gennemgået for beboerne på afdelingsmødet den 13/9 – hvor også både Sara og Christian fra KAB vil være til stede.

2. Godkendelse af referat af bestyrelsesmøde – godkendt

3. Info fra formanden – Morelgården har henvendt sig, for at aftale nedtagning af hegnet mellem vores bebyggelser. De tilbyder at betale for halvdelen. Bestyrelsen vælger at takke for tilbuddet, men mener vi har andre mere presserende udgifter at tage os af først. – Allan svarer Morelgården. Bolignet Aarhus vil gerne lave et overslag på flytning af TV-skabe fra have i nr. 54, Betina kontakter Bolignet Aarhus vedr. dette.

4. Sager til drøftelse og beslutning:
A. Roller i bestyrelsen / den daglige drift – Allan og Susanne aftaler håndteringen af bestyrelsens mail, hverken Allan eller Susanne besvarer henvendelser uden at have vendt det med de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Facebook (FB) – overvejelser om vi skal agere på FB, intet blev besluttet – usikkerhed om kassererrollen, fortsætter Ayoe? – vi opretter et oversigtskema til løbende sager (Christian og Susanne laver dette)
B. Gennemgang af udsendt budget – blev behandlet under pkt. 1
C. Egen varetagelse af opgaver i afdelingen/serviceaftaler – fremadrettet skal Alberts Have selv tage sig af serviceaftaler og lign. Områdeudvalget skal involveres i om de kan overtage nogle af opgaverne – f.eks. har vi betalt for at gartnerne har vandet fællesområderne (en udgift på i alt kr. 166.000).
D. Status på udvalgene – områdeudvalg holder møde indenfor 14 dage, håndværkerudvalget bliver indkaldt hurtigst muligt – festudvalg møde snarest – skraldeudvalget holder møde igen den 18.08 – legepladsudvalget er nu selvkørende. Håndværkerudvalget skal se på vores vandtryk og manglende afdækning ved nr. 56 udvendig mellem etagerne.
E. Bestyrelsesmedlemmernes rolle i udvalgene – Bestyrelsesmedlemmerne har udelukkende en støttende rolle, udvalgene skal selv have ejerskab på arbejdet og beslutninger. Bestyrelsen går snarest en haverunde/ markvandring, for at følge op på om haveregulativet overholdes.
F. Dialog med Albertslund kommune vedr. udvidelse af terrasse og opsætning af hegn – blev behandlet under pkt. 1
G. Status på etablering af nyt skraldesystem – afventer mødet 18.08. Men byggeaffaldscontaineren bliver hurtigst muligt fjernet, da tømningerne af denne allerede har kostet langt over det budgetteret. Bestyrelsen opfordrer i stedet beboerne til at hjælpe hinanden med at køre storskrald på genbrugspladsen. (se adressen i husordenen).
H. Besøg på Vestforbrænding – 4 personer fra 2 husnr. er tilmeldt
I. Nuværende vejbump – Christian sender mail til Sara vedr. lovlighed af nuværende vejbump
J. Adgang til fællesskur – vi afventer stadig at Scandibyg afleverer nøglen
K. Udskiftning af hængelåse i de enkelte private skure/proces – Betina kontakter Scandibyg for at aftale den nærmere proces.
L. Lås på vandhaner på fællesområder – John kontakter AH 4, om en lås på fælleshanerne er mulig
M. Flagstænger (3 stk) – AH er af AKB Albertslund blevet tilbudt 3 flagstænger incl. opsætning, i gave. Bestyrelsen har takket ja – områdedvalget beslutter hvor
N. Input til næste nyhedsbrev – Allan sender ud snarest
O. Planlægning, Dato, Sted, opgaver og dagsorden for det kommende afdelingsmøde – Allan følger op på lokale, men indkaldelse SKAL ud senest 16/8.
P. Nuværende fejl og mangelsager, Revnede ruder, solgardiner og hække m.m. – vi følger løbende op på disse.
Q. Kommende 1 års gennemgang / proces – skema udsendes i løbet af denne uge – registreringer færdige til oktober
R. Hæk der ønskes flyttet – besvares af KAB S. Oplæg til vedtægter/forretningsorden – AH kan ikke lave sine egne vedtægter, det er AKB Albertslunds vedtægter der er gældende også for AH. Derfor skal der udarbejdes en forretningsorden.

4. Eventuelt – intet

5. Pkt. til næste mødes dagsorden – intet

____________________________________________

Referat af bestyrelsesmøde afd. Alberts Have i nr. 6, mandag d. 9/5 2016
Tilstede: Allan, Anni, John, Ayoe, Betina, Christian og Susanne Fraværende: ingen

Dagsorden:

1. Info/besøg fra Aarhus Bolignet – Samle problemer sammen fra beboere vedr. internetforbindelse, tv-net. Send mail til cve@bnaa.dk. – mødes igen om ½ år hos Aarhus Bolignet.

2. Godkendelse af referat af bestyrelsesmøde –

3. Plan for møderække og aktiviteter det år, primært frem mod afdelingsmødet med valg. Næste ordinære afdelingsmøde april 2017. Repræsentantskabsmøde Allan 23/5. Næste ekstraordinære afd. møde september/ultimo oktober, nyt bestyrelsesmøde den 13/9 2016. Strategi – Allan, Ayoe og Christian. Christian tager kontakt til Mette nr. 33 alternativt Albertslund kommune vedr. bump på p-pladsen. Nyhedsbrev – Allan skriver det. Arbejdsfordeling for udvalg: Betina tager områdeudvalget, John og Susanne tager skraldeudvalget, Christian og Ayoe tager legepladsudvalget, Ayoe og Anni tager festudvalget og Christian tager håndværkerudvalget. Udvalgene skal informeres om hvad målsætningen for udvalgene er, samt hvad deres rammer er (f.eks. at indkøb skal godkendes på et afdelingsmøde eller af bestyrelsen). Vi deltager på de første par møder og udfaser så vores medvirken.

4. Kort orientering om nedgravning af stærkstrømskabel i Stensmosevej – Der har været tale om at der skulle nedgraves et stærkstrømskabel i Stensmosevej og beboeren med bolig derud imod har modtaget en skrivelse om dette. Den løsning er nu lukket, stærkstrømskablet bliver nedgravet ved Vestskoven.

5. Samarbejde med andre Almen+ bestyrelser? Tage kontakt til? – vi holder os til kontakt via Facebook. Og via KAB’s ERFA-møde. Kontakt til Afd. Hedemarken vi ønsker at fremme samarbejdet med afdelingsbestyrelsen i Hedemarken, Allan tager kontakt til formanden i Hedemarken ved repræsentantskabet.

6. Opfølgning på arbejdsgrupper – intro til planlægning af arbejdsgruppernes opgaver – se punkt 3 – ”tvangsudskrivelse” af husstande – Da de sidste beboere stadig har mulighed for at melde sig på arbejdshold – afventer vi og ser. Ved gentagne udeblivelser modtager den pågældende bolig en venlig mail.

7. Diverse ”udførte havearbejder – anmeldelsesskema til havearbejde – hunde/kattehold – Hunde/kattehold er lavet og sendt ud. Susanne vil hurtigst udarbejde forslag til havearbejdesskema.

8. P-forholdene (handicap/gulpladebiler/skiltning m.m.) – udgår

9. Repræsentantskabet – I KAB’s hovedvedtægter står at hver boligafdeling tildeles 2 pladser i repræsentantskabet – Allan undersøger om dette er tilfældet.

10. Fælles vand – Hvem betaler (og hvor kommer vandet fra – Allan undersøger hos Sara.

11. Forretningsorden – Susanne retter den til og sendes ud til de øvrige bestyrelsesmedlemmer

12. Fælles forårsoprydning 22/5 – Susanne laver en uformel indbydelse til 2 timers arbejde uden tvang. Kun ca. halvdelen af bestyrelsen har mulighed for at deltage.

13. Eventuelt – intet

___________________________________________________________

Referat af bestyrelsesmøde afd. Alberts Have, mandag d. 5/4 2016
Tilstede: Anni, John, Ayoe, Betina, Christian og Susanne Fraværende: Allan

Dagsorden:

1. Nyt fra Formanden – udgik da Allan var syg

2. Godkendelse af dagsorden til afdelingsmøde – godkendt

3. Planlægning og koordinering af afdelingsmødet
3.1 Fordeling af opgaver i forbindelse med afdelingsmødet – præsentation af bestyrelsens forslag til husorden, pkt 4, tager Anni og Betina sig af, Ayoe præsenterer husdyr-tillægget, Christian tager haveregulativet, pkt. 6, incl. ændringsforslag Susanne og John bakker op omkring lokalplanen, pkt. 1 og 3 tager Allan sig af, arbejdsgrupper, pkt. 7, tager Susanne og pkt. 8 tager dirigenten sig evt. af. – bestyrelsen mødes kl. 17:00 i kantinen på Herstedlund Skole og gør klar.
3.2 Dirigent og referent til afdelingsmødet – på nuværende tidspunkt ingen dirigent. Referent Susanne med hjælp.
3.3 Bemærkninger fra Sara – herunder rettelser af forslag til Husorden mv. – Sara har den 31/3 fremsendt nogle rettelser til vores husorden og haveregulativ, så disse lever op til lovgivning og lokalplanen for området. Rettelserne er indskrevet. Vi har desuden modtaget 2 ændringsforslag til haveregulativet, et forslag om forårsrengøring og et om stemmeret ved fuldmagt.
3.4 Spørgsmål fra 2 beboere – spørgsmålene bliver behandlet på afdelingsmødet.

4. Status på diverse Forretningsordener – Forretningsordener færdigbehandles på bestyrelsesmødet den 9. maj.

5. Eventuelt – Bestyrelsen følger op på hvor langt KAB/Scandi Byg mener de er med at udbedre fejl og mangler. Vi kan evt. sende en mail til beboerne, om de har fået udbedret alle de fejl og mangler, de er blevet lovet. – der blev ikke taget en beslutning. Anni, Betina, Christian, John og Susanne deltager torsdag den 7/4 i ERFA-møde i KAB med deltagelse af de øvrige Almen bolig+ afdelinger under KAB.

________________________________________________________________

Referat af Ekstraordinært afdelingsmøde Alberts Have
Tirsdag d. 8/3 2016 kl. 18:30 – Herstedlund Skoles kantine

Tilstede: 33 boliger

Referent: Christian og Susanne fra bestyrelsen

Dagsorden:

1. 10 minutters spørgerunde til bestyrelsen

Der blev bl.a. spurgt om hvornår legeplads- og andre udvalg kunne komme i gang; det bliver først efter 20. april hvor spørgsmålet om udvalg bliver sat til afstemning.

Der blev også spurgt til vejskilte, bump og pullerter på P-plads og nummerering ind til boligerne (fra P-pladsen). AKB har lovet at vejskilt og et enkelt vejbump bliver opstillet af Scandi byg, men vi ved ikke hvornår.

Mange af spørgsmålene omhandlede naturligt nok affaldsordningen, disse spørgsmål blev besvaret under bestyrelsens gennemgang.

Info om sti til morelgården, Mette nr. 33 undersøger om hvad tidsfristen er.

Der blev spurgt om muligheden for stemmeafgivelse via fuldmagt (Indgivet af Michael nr. 71)

Spørgsmål til inddækning af have / da skrænt mod Stensmosevej er ved at falde sammen, her henvises til kommende haveregulativ.

Thomas nr. 52, tilbød at undersøge om hans arbejde kunne lave nummerskilte til os, og sender et tilbud til bestyrelsens mail: ab5002-6@kab-bolig.dk Det er også på denne mail gode ideer og forslag modtages.

2. Velkomst og valg af dirigent

Formanden for bestyrelsen (Allan) indledte mødet med at beklage ordlyden af 2 linjer i indkaldelsen, ”Alle forslag vil blive omdelt til samtlige beboere senest én uge før afdelingsmødet”, det kunne med rette forstås som omdelt i postkasserne. Det er en fejl og vi beklager.

Bestyrelsen er kommet godt i gang og har lavet plan for det første år. Vi er af KAB ́s konsulenter blevet informeret om at afdelingsbestyrelsen løbende i 2016 vil få overdraget det økonomiske ansvar som bestyrelser i KAB skal varetage og at det først fra januar 2017 formelt set er overdraget fra KAB ́s side.

Bestyrelsen arbejder i øjeblikket på at få lavet udkast til forretningsorden, husorden og haveregulativ.
Og blot en understregning – bestyrelsen kommunikerer ikke via Facebookgruppen Alberts Have og reagerer ikke på spørgsmål eller henvendelser via Facebook-gruppen.

3. Valg af stemmeudvalg og referent

Referenter: Christian og Susanne fra bestyrelsen.

Stemmeudvalg: Carsten nr. 58, Kenneth nr. 53, Nana J. nr. 43 og Thomas nr. 52.

4. Ny affaldsordning fra 1. oktober 2016 – valg

Pr. 1. oktober 2016 skal alle boligområder overgå til ny affaldsordning. Vi skal fremover sortere vores husholdningsaffald i 7 fraktioner. Restaffald, madaffald, papir, glas, pap, metal og plast. Fraktionerne skal afleveres husstandsnært dvs. i en afstand på op til 50 meter og max 200 meter.

(Eksempler på restaffald er: Bleer, chips- og kaffeposer, flamingo, gavepapir, kattegrus, mælkekartoner, pizzabakker og snavset emballage).

Agendacenter Albertslund vil gratis uddele bionedbrydelige skraldeposer (majsposer) til begge ordninger.

Udover en ordning for de 7 husholdningsfraktioner, skal vi også indrette en fælles opsamlingsplads for haveaffald og storskrald.

Indtil 30. september 2016 er vores samlede årlige driftsudgift kr. 2.319 uden storskralds- og haveaffaldsordning pr. husstand.

Ordning 1 b; Sortering af mad- og restaffald ved forhaven, i leaset container til mad- og restaffald. Ved forkert sortering, sendes ekstraregningen direkte til den enkelte beboer, det vil således ikke belaste de øvrige beboere. Bestyrelsen tror på at dette også kan have en ”opdragende” effekt.

Bestyrelsen har lovet at undersøge muligheden for at leje forskellige størrelse containere.

Tømningsfrekvensen for mad- og restaffaldscontainerne er 1 gang hver 14. dag, undtaget i de 3 sommermåneder (juni, juli og august) hvor der bliver tømt 1 gang om ugen.

En anden fordel er at vi ikke vil have etableringsudgifter forbundet med vores daglige affald, idet vores affaldsøer kan bruges til opsamling af de sidste 5 fraktioner (papir, glas, pap, metal og plast). Man kan kalde det ”tørt” affald, hvilket letter evt. oprydning i affaldsøerne.

Ved denne ordning bliver den samlede årlige udgift fra 1. oktober 2016, kr. 2.720 med storskralds- og haveaffaldsordning pr. husstand.

Ordning 4; Alle 7 fraktioner sorteres i affaldsøer i minicontainere. Vi har på nuværende tidspunkt ikke containere nok, og vil skulle indkøbe 3 stk. 360 liters containere til ca. 1.500 kr. stk. (i alt 4.500 kr.) Desuden vil i hvert fald vores ene affalds-ø skulle udvides, for at få plads nok, den anslået pris for udvidelsen ca. 15.000 kr. Vi har allerede på nuværende tidspunkt oplevet forvirring omkring sortering i 5 fraktioner og vi er det derfor som endnu en udfordring når sorteringen udvides pr. 1. oktober, hvis vi beholder denne ordning.

Tømningsfrekvens er 1 gang hver 14. dag – hele året. Der kan dog tømmes oftere ved behov, mod merbetaling. Ved denne ordning bliver den samlede årlige udgift fra 1. oktober 2016, kr. 2.240 med storskralds- og haveaffaldsordning pr. husstand. Dertil kommer en samlet engangsinvestering på ca. kr. 20.000

Herefter gik beboerne til afstemning:

Ordning 1 b = 39 stemmer

Ordning 4 = 27 stemmer

Vores nye affaldssorteringsordning (1b) træder i kraft pr. 1. oktober 2016.

Agendacenter Albertslund har tilbudt at komme rundt til samtlige beboere, for at forklare om den nye sorteringsordning, både en gang før sommerferien og 1 gang efter.

Der står en container ved Christian (nr. 47), som man kan komme og kigge på.

Bestyrelsen siger tak til jer der mødte op og for en god debat på mødet.


 

Indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde i Alberts Have
tirsdag den 8. marts 2016 kl. 18:30 – 21:00 i Herstedlund Skoles kantine

Afdelingsmøderne er din mulighed for at få indflydelse på udviklingen i Alberts Have

Den 8. marts 2016 holder vi ekstraordinært afdelingsmøde om valg af ny affaldsordning.

Se mere her: Ny affaldsordning – KAB har valgt ordning 4 for os, men i bestyrelsen er der enighed om at anbefale ordning 1b. Vi vil på mødet præsentere de 2 forslag inkl. budget.

Dagsorden

1. 10 minutters spørgerunde til bestyrelsen

2. Velkomst og valg af dirigent

3. Valg af stemmeudvalg og referent

4. Ny affaldsordning fra 1. oktober 2016 – valg

Alle forslag vil blive omdelt til samtlige beboere senest én uge før afdelingsmødet.

Adgang og stemmeret

Adgang til og stemmeret på afdelingsmødet har lejeren og disses myndige husstandsmedlemmer. Hver husstand har to stemmer uanset husstandens størrelse. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Vi glæder os til at se dig til mødet.
Med venlig hilsen
Afdelingsbestyrelsen


 

Vand i teknikskabene (Mail udsendt fra bestyrelsen tirsdag d. 16/2 2016)

KAB og Skandibyg har max fokus på ALLE genveks-anlæg – fra nu!!!
Derudover vil der komme gennemgang af anlægget, hos dem som melder fejl ind til KAB, der er flere forskellige fejl, og nogle ganske harmløse.

Hvad skal du gøre?

– ved vand lige under det store rør – sæt en balje under (kan hentes i nr. 47, som har 8 stk.).

– ved vand i kanten – skriv straks en mail til Sara fra KAB, sms@kab-bolig.dk, da dette kan give fugt i gulvet og stor risiko for skimmelsvamp.

Der er indtil nu fundet 3 situationer der giver vand i teknikskabet især på 1. sal: utæt anlæg, manglende rørisolering og dræn som drypper. 2 husstande har allerede nu fået konstateret skimmelsvamp.
Der er naturligt at der er vand i skabet efter installationen, men tjek med jævne mellemrum, så I opdager hvis det udvikler sig.

Meld gerne jeres genveks-problemer ind til bestyrelsen, så vi kan forfølge sagen, så Jer der allerede nu HAR problemer med fugt, får al den hjælp I har krav på.
Mange hilsner
Afdelingsbestyrelsen​
Alberts Have

 

Referat af bestyrelsesmøde afd. Alberts Have, mandag d. 15/2 2016

Tilstede: Allan, Anni, Morten, Betina, Christian og Susanne
Fraværende: Ayoe

Dagsorden:

1. Forretningsorden

a. Afdelingsbestyrelsen (Betina samskriver)
b. Afdelingsmøder (Betina samskriver)

2. Vandproblemer i teknikrum

Der bliver taget hånd om problemerne, ved vand lige under det store rør – sæt en balje under (kan hentes i nr. 47, som har 8 stk.), ved vand i kanten – send straks mail til Sara sms@kab-bolig.dk, der er indtil nu fundet 3 situationer der giver vand i teknikskabet især på 1. sal: utæt anlæg, manglende rørisolering og dræn som drypper. 2 husstande har allerede nu fået konstateret skimmelsvamp. Der sendes mail til alle beboere, med denne forklaring.

3. Budget

Sara har telefonisk lovet snarest at sende en procesoversigt med bilag og budget.

4. Husorden og haveregulativ

Anni, Betina, Christian og Susanne laver et udkast

5. Affaldshåndtering

Valg af muligheder fra Albertslund kommune, bestyrelsen lægger ud til beboerne at vælge mellem 2 muligheder (1 og 4) – der indkaldes til beboermøde – Allan tager kontakt til Helene fra Agendacenteret – Susanne laver indkaldelse. (1. punkt spørgsmål til bestyrelsen).

6. Ekstraordinær afdelingsmøde vedr. affaldsløsning

Der indkaldes til ekstraordinært afdelingsmøde tirsdag den 8. marts 2016 kl. 18:30

7. Gennemgang af aftaler og økonomi vedr. snerydning, affaldssortering

(udsættes til næste møde)

8. Eventuelt

Fastelavn (evaluering) – god fest – der er grundlag for et festudvalg


 

Referat af bestyrelsesmøde afd. Alberts Have, onsdag d. 3/2 2016

Tilstede: Allan, Ayoe, Anni, Morten, Betina, Christian og Susanne

Dagsorden:

1. Godkendelseafreferatfrasidstemøde

Godkendt udsendes til beboerne

2. Nyt fra:
a. Formanden (Tilføjelse af punkt 8a Valg af repræsentant til repræsentantskabet)
b. Bestyrelsesmedlemmer

Vi har sendt mails ud til alle beboere, for at få bekræftet at de e-mailadresser vi har modtaget fra KAB er i brug. De fleste har svaret indenfor fristen, men vi mangler svar fra 20 lejemål. Derfor har disse modtaget en besked i postkassen, der er frist til at svare ved udgangen af uge 5.

Sager til drøftelse og beslutning

3. Forretningsorden:
a. Afdelingsbestyrelsen vedlagt som bilag – Ayoe og Christian udarbejder forslag til næste møde
b. Afdelingsmøder – Anni og Betina udarbejder forslag til næste bestyrelsesmøde
c. Afdelingsbestyrelsesmøder – Susanne, Morten og Allan udarbejder forslag til næste bestyrelsesmøde

4. Valg af bestyrelseskurser fra KAB katalog
3. maj – alle + 7. april Ayoe og Allan + 12. maj Christian og Morten (Susanne tilmelder)

5. Budget
Der er ikke udmeldt budget fra KAB, og bestyrelsen har derfor ikke kunne tage stilling til budgettet. Formanden har gentagne gange henvendt sig, og har ikke kunne få udleveret afdelingens konkrete budget fra KAB.

6. Fokuspunkter 2016
a. Husorden – Haveregulativ vedlagt som bilag bestyrelsen mødes den 15. februar udarbejder forslag der skal besluttes på afd. Møde.

7. Årshjul
a. Dato(er) for bestyrelseskursus i 2016 – 7. april kursus for nye bestyrelsesmedlemmer, 3. maj forstå afdelingens regnskab og 12. maj Dirigentens rolle og mødeledelse

b. Datoer for bestyrelsesmøder i 2016 – 15. februar (Ekstraordinært bestyrelsesmøde), 10. marts alm. bestyrelsesmøde, 9. maj alm. bestyrelsesmøde, 16. august alm. bestyrelsesmøde, 9. november alm. bestyrelsesmøde

c. Datoer for afdelingsmøder i 2016 – 20. april Afdelingsmøde (afstemning om husorden, haveregulativ og udvalg), 13. september Afdelingsmøde (regnskab), 16. januar 2017 Afdelingsmøde (budget og valg til bestyrelse)

d. Dato for næste budgetmøde – 16. januar 2017 Afdelingsmøde (budget og valg til bestyrelse)

8. Udvalg
Hvilke kunne vi tænke os at have: Snerydnings-, legeplads-, arbejds-, affalds-, genveks-, festudvalg.

8. a Valg til repræsentantskab
Bestyrelsen valgte enstemmigt at Formanden for bestyrelsen også er vores repræsentant i repræsentantskabet.

9. Gennemgang af aftaler og økonomi vedr. snerydning, affaldssortering
Udsættes til næste møde. Da vi intet har modtaget fra KAB, trods forespørgsel

10. Eventuelt
Anni orienterede om at det manglende lys på stien mellem gård 1 og 2 og ud for boligerne 36 – 41, skyldes oversvømmelse af et lysskab, der skal drænes og udbedres.

11. Punkter til næste møde:
Pullerter til gård 1, 2, 3 og Morelgården
Opfølgning gadeskilt ved indkørsel til Alberts Have
Bump mv. på parkering
Parkeringspladsen (store biler og andre køretøjer)
Storskrald
Fastelavn – evaluering
Indhegning af regnvandsbassin
Status på dræn i haver
Daglig økonomi – Ayoe

(Pullerter og bump på P-pladsen – skilte max 30 km. – Anni og Betina indhenter tilbud (for at kende et prisleje) Regnvandsbassin og skrald/storskrald – Christian følger op på evt. forhindringer i at opsætte hegn om regnvandsbassinet. Desuden kontakter han kommunen for at høre om ny affaldsordning. Allan kontakter KAB for at få status på dræningen).

 


 

Referat af konstituerende bestyrelsesmøde afd. Alberts Have, mandag d. 20/1 2016

Tilstede: Allan, Ayoe, Morten, Betina, Nicolai, Christian, Sara, John og Susanne
Afbud: Annie og Camilla

Fraværende: Nana, Tonie, Martin og Michella

Valg af referent og ordstyrer: Ingen ordstyrer. Susanne er referent.

  1. Drøftelse af bestyrelsesarbejde
    Nicolai gav en kort orientering om bestyrelsesarbejdet, rammerne er beskrevet i Lov om almene boliger (se her)
    Bestyrelsen er valgt af beboerne på afdelingsmøde, som deres repræsentanter.KAB har nu 2 afdelinger i Albertslund; Alberts Have med 72 boliger og Hedemarken med 844 boliger. Alberts Have er blevet tilbudt en plads i repræsentantskabet, og fik på beboermødet, bemyndigelse til at vælge denne. Repræsentanten vælges for 1 år ad gangen, og eneste krav er at personen bor i Alberts Have og er myndig. Bestyrelsen meddeler den valgte til KAB.Alle bestyrelsesmedlemmer vil i løbet af februar modtage ”Håndbog for almene boliger” fra KAB. Heri kan vi bl.a. læse mere om vores rettigheder og pligter. Derudover anbefales det at bestyrelsesmedlemmerne deltager i KABs interne kurser.Vigtigste opgaver for en bestyrelse:At føre tilsyn med afdelingens vedligeholdelsestilstand
    Det økonomiske ledelsesansvar (budget og regnskab) Uddelegering af ansvarsområde (til udvalg eller arbejdsgrupper)På næste møde aftales forretningsorden, kommunikation, udvalg, årshjul, næste beboermøde og prioritering af arbejdsopgaver.
  2. Fejl og manglerAlberts Have er ikke bygget af dårligere materiale end andre almene nybyggerier, der er brugt basisprodukter. Der er dog altid, såkaldte børnesygdomme i nybyggeri.
    KAB anbefaler at bestyrelsen fremover samler reklamationer sammen og sender dem samlet til KAB. I uge 5 vil Scandibyg besigtige og i muligt omfang udbedre de fejl og mangler der er indberettet, i forbindelse med indflytningen. Beboere der får besøg vil modtage en mail.Der er fortsat nogle mangler, som er blevet lovet udbedret, eller har stort omfang, der ikke er gjort noget ved. Disse meldes til Sara via mail (af bestyrelsen) hurtigst muligt. (er gjort). Herunder manglende stibelysning på grusstien mellem gård 1 og 2, og ud af området mod Morelgården, manglende belysning i forhaverne for boligerne 36 – 41, hængelåse på skure ruster, mail til beboer for at følge op på evt. fejl på postkasser (låse der fryser m.v.) og snerydningsordningens omfang.Under dette punkt blev stillet spørgsmål vedr. opsætning af vejskilt ved indkørslen til Alberts Have (med vejnavn og nr.) og muligheden for skilte, max 30 km/legende børn, på p-pladsen. Sara undersøger hvem der opsætter navneskilt ved indkørslen. Bestyrelsen kan besluttet opsætning af skilte på p-pladsen. Vejbump skal stilles, som forslag på et afdelingsmøde.
  1. Husorden og haveregulativBestyrelsen fik inden mødet tilsendt et eksempel på en husorden, haveregulativ. Vi i gangsætter arbejdet med at udarbejde et forslag, som sættes til afstemning hos beboerne. Nicolai anbefaler at vi indkalder til et eller flere ekstraordinære beboermøder, da det ellers kan blive en langstrakt affære.Ved udarbejdelse af haveregulativ skal vi huske at orientere os om lokalplanen.
  2. Status på affaldshåndteringVi oplever, at der fortsat er forvirring omkring sortering af affald. Desuden bliver affaldsøen mellem gård 2 og 3 hurtigt fyldt op, i affaldsøen mellem gård 1 og 2 er der til gengæld ofte god plads. Derfor skal beboerne opfordres til at fordele affaldet i begge øer.
    Sara vil sende en mail ud, med billeder af symbolerne på affaldscontainerne med en forklaring på hvad det betyder.Bestyrelsen kan beslutte evt. yderligere tiltag eller lign. efter behov.
    Containere til byggeaffald er alle fjernet, efter beslutning KAB, da de havde fået meldinger om at de nu oftest stod halvtomme. Bestyrelsen er ikke enig og vi har derfor bedt om at få opsat en container igen, den vil komme i løbet af uge 4, vi har bedt om at den bliver placeret ud for gård 2 på P-pladsen.
  3. DriftsorganiseringSara og Nicolai orienterede kort om mulighederne for at organisere driften af/i afdelingen. Det er noget anderledes en ved almindelig udlejning, da det også er bestyrelsen, der skal igangsætte de forskellige arbejder.
    Bestyrelsen modtog inden mødet en beskrivelse af organisering i udvalg. Vigtigste budskab er at strukturen i udvalgene fra start er på plads, og få en kontaktgruppe fra udvalgene til bestyrelsen.
  4. Bestyrelsens sammensætningDette var blot en orientering om bestyrelsens sammensætning m.v.Allan Laumann, Alberts Have nr. 41 (67 stemmer), valgt for 2 år
    Christian Sørensen Nørgaard, Alberts Have nr. 47 (58 stemmer), valgt for 2 år Betina Nancy Reese, Alberts Have nr. 65, (53 stemmer) valgt for 2 år
    Susanne Tina Nielsen, Alberts Have nr. 17 (51 stemmer), valgt for 2 år
    Ayoe Bigum, Alberts Have nr. 50 (45 stemmer), valgt for 1 år
    Anni Krogsbøll, Alberts Have nr. 36 (43 stemmer), valgt for 1 år
    Morten Villumsen, Alberts Have nr. 56 (42 stemmer), valgt for 1 år
  5. ForventningsafstemningKAB opfordrer bestyrelsen til hurtigst at diskuterer forventninger og de enkeltes roller. Ligesom mødefrekvens og form bør tages stilling til.KAB udsendte før mødet et bilag om mødekultur.Bestyrelsen besluttede at få ovenstående på plads på førstkommende bestyrelsesmøde.
  6. ForretningsordenBestyrelsen skal hurtigst muligt udarbejde en forretningsorden.
    Det er besluttet at der udarbejdes forretningsorden på førstkommende bestyrelsesmøde.
  1. Konstituering af formand, næstformand, kasserer og sekretærBestyrelsen har konstitueret sig som følger: Formand: Allan Laumann
    Næstformand: Betina Nancy Reese, Kasserer: Ayoe BigumSekretær: Susanne Tina Nielsen
  2. Afsat beløb til kontaktgruppeDer er tidligere udbetalt 10.000 kr. til indkøb af diverse materialeindkøb og julehygge. Der er brugt ca. 4.000 kr. De sidste 6.000 kr. afregnes med KAB, dog blev det besluttet at betale udgifterne i forbindelse med en kommende fastelavnsfest samt nøgle produktion til målerskabet.Sekretæren tager kontakt til initiativtageren, som derefter aftaler direkte med Christian, hvad der skal købes ind.
  3. VisionPå førstkommende møde igangsætter bestyrelsen arbejdet med en vision for vores arbejde.
  4. Kontakt og samarbejde med KABKAB har oprettet en bestyrelsesmail: AB5002-6@kab-bolig.dk, som vi melder ud til beboerne hurtigst muligt. Denne mail er indtil videre eneste måde at kontakte bestyrelsesmedlemmerne på.
    Sekretæren udsender i løbet af weekenden en mail til alle beboere, for at få bekræftet at de oplyste mailadresse stadig er aktive. Frist for besvarelse af mails bliver fredag den 29. januar.
  5. Kommende møderBestyrelsen fastlægger mødefrekvens og datoer på førstkommende møde, som er onsdag den 3. februar 2016 kl. 19.10 – der vil kun være adgang for bestyrelsen på dette møde.
  6. Eventuelt
    Orientering om vand og varme:
    Både Albertslund Forsyning, der står for varmen og HOFOR, der står for vandet arbejder på højtryk for at lægge oplysningerne ind i deres regnskabs systemer, men det er ikke hver dag, de lige får 72 nyoprettede husstande ind – samtidig med års aflæsningerne skal sendes ud, men her er hvad de oplyser:Varmen fra Albertslund forsyning afregnes i 10 rater med månedlig opkrævning fra marts til december. Årsaflæsningen er foretaget via fjernaflæsning pr. 31.12.2015 – så beboerne skal altså ikke selv læse måler af.
    Den første opkrævning kommer inden 15. februar, med betalingsdag 1. marts. Første afregning indeholder forbruget fra indflytningsdagen og indtil 31.12.2015 + 1 rate af acontobeløb for 2016.HOFOR, som står for vandleverancen. Her er måleraflæsning også foretaget med fjernaflæsning pr. 31.12.2015. Vand afregnes 2 x årligt til betaling i marts og september måned. Første afregning kommer altså til marts, hvor vi betaler a/c for første halvår 2016 + vandforbruget for november/december 2015.For begge afregninger skal der tjekkes, om indflytningsaflæsningerne er korrekt registreret. Prisen for varme er sammensat af forbrug samt målerleje. Det forventes, at et almindeligt årsforbrug udgør ca. 10 Mw pr 100 m2 bolig.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *